Was es bringt
- Vollständige Unterlagen statt E-Mail-Durcheinander.
- Vier-Augen-Prinzip ohne Zettel und Zuruf.
- Jeder Status ist sichtbar: neu, in Prüfung, freigegeben.
BEISPIEL · DIENSTLEISTUNGEN
DokumentenPilot – Prüfung im Vier-Augen-Prinzip
Dokumente aufnehmen, Kategorie und Metadaten erfassen, im Vier-Augen-Prinzip prüfen und freigeben – ohne KI-Texterkennung.
Schritt 1 von 5
Was liegt auf dem Tisch?
Die Übersicht zeigt, was geprüft und was schon freigegeben ist.
- 1Dokumente, die auf Prüfung warten.
- 2Bereits freigegebene Dokumente.
- 3Neues Dokument aufnehmen.
Schritt 2 von 5
Dokument aufnehmen
Datei, Kategorie und Bezug in einem Schritt erfassen.
- 1Datei auswählen (im Prototyp aus Beispieldateien, kein echter Upload).
- 2Kategorie aus Ihrer eigenen Liste.
- 3Metadaten wie Bezugsjahr oder Projekt.
- 4Aufnehmen – das Dokument startet mit Status „neu“.
Schritt 3 von 5
Vier-Augen-Prüfung
Jedes Dokument läuft durch Erstprüfung und Freigabe.
- 1Alle Dokumente mit ihrem Status.
- 2Die zwei Stufen: Erstprüfung und Freigabe.
- 3Der Zweitprüfer muss eine andere Person sein.
- 4Freigeben oder zurückweisen.
Schritt 4 von 5
Lückenloser Verlauf
Nachvollziehbar, wer wann was getan hat.
- 1Jeder Schritt mit Zeitpunkt und Person.
- 2Zurückweisen statt Löschen – der Verlauf bleibt unverändert.
Schritt 5 von 5
Listen für die Weiterarbeit
Alle Dokumente als Liste – zum Weitergeben oder Weiterverarbeiten.
- 1Titel, Kategorie und Status auf einen Blick.
- 2Als CSV exportieren.
Klickbarer Entwurf Eigene Entwicklung mit Beispieldaten – kein Kundenprojekt, kein fertiges Produkt.
Typische Ausgangslage
Unterlagen kommen unvollständig per E-Mail. Wer was geprüft hat, steht in Notizen oder im Kopf.
Typische Situation, kein Kundenprojekt.
Einordnung
Kleines bis mittleres Werkzeug – der Umfang hängt vor allem am sicheren Upload und an den Prüfregeln.
Sie erhalten immer einen Festpreis – nach dem kostenlosen Kennenlernen und dem klickbaren Entwurf.
Preise & AblaufFür Ihren Betrieb
So etwas für Ihren Alltag?
Im Kennenlernen schauen wir, was davon bei Ihnen passt – und was nicht. Danach sehen Sie einen klickbaren Entwurf.