Was es bringt
- Eingehende Unterlagen an einem Ort statt im E-Mail-Durcheinander.
- Jeder Stand ist sichtbar: neu, in Prüfung, freigegeben.
- Prüfung zu zweit, ohne Zettel und Zuruf.
FÜR KANZLEIEN & BÜROS
Weniger suchen.
Jeder Stand sichtbar.
Steuerberatung, Kanzleien, Immobilienverwaltungen und Ingenieurbüros: Unterlagen kommen unvollständig, verstreut und in jedem Format. Der DokumentenPilot zeigt, wie eingehende Unterlagen erfasst, zu zweit geprüft und freigegeben werden – jeder Stand bleibt sichtbar.
So sieht das aus: der DokumentenPilot
Die Kanzlei Ahornweg gibt es nicht: Dieses Beispiel haben wir selbst gebaut und mit erfundenen Daten gefüllt. Für Ihren Betrieb entsteht nach dem Kennenlernen ein eigener klickbarer Entwurf – mit Ihren Abläufen und Ihren Begriffen.
Schritt 1 von 5
Was liegt auf dem Tisch?
Die Übersicht zeigt, was geprüft und was schon freigegeben ist. Neues Dokument aufnehmen.
- 1Dokumente, die auf Prüfung warten.
- 2Bereits freigegebene Dokumente.
Schritt 2 von 5
Dokument aufnehmen
Datei, Kategorie und Bezug in einem Schritt erfassen. Aufnehmen – das Dokument startet mit Status „neu“.
- 1Datei auswählen (im Prototyp aus Beispieldateien, kein echter Upload).
- 2Kategorie aus Ihrer eigenen Liste.
- 3Angaben wie Bezugsjahr oder Projekt.
Schritt 3 von 5
Prüfung zu zweit
Jedes Dokument läuft durch Erstprüfung und Freigabe. Alle Dokumente mit ihrem Status.
- 1Die zwei Stufen: Erstprüfung und Freigabe.
- 2Der Zweitprüfer muss eine andere Person sein.
- 3Freigeben oder zurückweisen.
Schritt 4 von 5
Lückenloser Verlauf
Nachvollziehbar, wer wann was getan hat.
- 1Jeder Schritt mit Zeitpunkt und Person.
- 2Zurückweisen statt Löschen – der Verlauf bleibt unverändert.
Schritt 5 von 5
Listen für die Weiterarbeit
Alle Dokumente als Liste – zum Weitergeben oder Weiterverarbeiten. Als CSV exportieren.
- 1Titel, Kategorie und Status auf einen Blick.
Was so etwas kostet
Sie erhalten immer einen Festpreis.
Kleine Lösungen bewegen sich meist im Bereich einiger hundert bis weniger tausend Euro. Größere Vorhaben werden in überschaubare Stufen geteilt.
Auf Wunsch betreiben wir Ihre Lösung für einen festen Monatsbetrag je Anwendung – unabhängig davon, wie viele Personen in Ihrem Betrieb sie nutzen, monatlich kündbar. Den Betrag nennt Ihr Angebot, getrennt von den einmaligen Kosten.
Preise & AblaufGut zu wissen
Mandantendaten liegen auf Servern in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das Programm schickt nichts an KI-Dienste – jede Angabe bleibt nachvollziehbar.
Ihre Kanzleisoftware behalten Sie: Der DokumentenPilot ordnet, was bei Ihnen eingeht, bevor es dort weiterbearbeitet wird.
Außerdem möglich: Wiedervorlagen und Fristen nach festen Regeln.
Schon ein Programm im Einsatz?So etwas für Ihren Betrieb?
Im Kennenlernen – rund zwei Stunden, am liebsten bei Ihnen vor Ort – schauen wir, was davon bei Ihnen passt und was nicht. Innerhalb von drei bis fünf Werktagen sehen Sie Ihren eigenen klickbaren Entwurf. Beides ist kostenlos; passt der Entwurf nicht, endet es dort.
Kiepenwerk Digital, Warendorf